Privacy verklaring

Privacy verklaring
Vastgesteld bestuur mei 2018

Deze privacy verklaring is van toepassing op alle diensten van Watersportvereniging AEGIR, gevestigd Prinsemolenpad 4 te Rotterdam aan leden (hoofd, partner-, jeugd- en studentenleden), donateurs en vrijwilligers.

Watersportvereniging AEGIR hecht veel waarde aan uw vertouwen in onze organisatie en hanteert onderstaand privacy beleid. Wij vinden het van groot belang dat er zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd.

Wij houden ons in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

1. duidelijk vermelden voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken. Dat doen wij via deze privacyverklaring; 
2. het verzamelen van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
3. uitdrukkelijk om uw toestemming vragen om uw persoonsgegevens te verwerken indien vereist (bijvoorbeeld bij aanmelding als lid).
4. geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dat nodig is om de gevraagde dienst te kunnen leveren of wanneer wij daar wettelijk toe verplicht zijn; 
5. wanneer wij uw gegevens delen, afspraken maken met andere partijen om er o.a. voor te zorgen deze niet voor andere doeleinden worden gebruikt; 
6. passende technische- en/of organisatorische beveiligingsmaatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken; 
7. uw recht respecteren om uw persoonsgegevens op aanvraag ter inzage aan te bieden, te corrigeren of te verwijderen.

Waarvoor verwerken wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door AEGIR verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

1. om te kunnen deelnemen aan activiteiten/wedstrijden binnen en vanuit de vereniging
2. om nieuwsbrieven en uitnodigingen te kunnen versturen
3. om vrijwilligerswerk binnen de vereniging te kunnen organiseren
4. om contributies en donaties te kunnen innen

Voor deze doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen:

1. Naam, Adres, Woonplaats, Telefoon, Emailadres (NAWTE)
2. Geslacht en geboortedatum
3. Kwaliteiten en interesse voor resp. in vrijwilligerswerk
4. Lidnummer Watersportverbond
5. Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)

De grondslag, waarvoor wij uw gegevens gaan verwerken is een overeenkomst, waarbij u zich inschrijft als lid van AEGIR. Alle leden die lid willen worden bij AEGIR, vullen hiervoor een inschrijfformulier in. De gegevens die u invult op het inschrijfformulier gebruiken wij voor het uitoefenen van een aantal van onze taken:

1. Onze secretaris gebruikt uw gegevens voor het bijhouden van de ledenadministratie. Daarnaast worden uw naam, adresgegevens en emailadres gebruikt om u te kunnen benaderen. Bijvoorbeeld om informatie te delen (nieuwsbrief) of om u een uitnodiging voor een ALV te sturen.
2. Onze penningmeester gebruikt uw naam, adresgegevens en emailadres om u een factuur te kunnen sturen inzake contributie, liggeld, andere kosten, en u hiervan op de hoogte te stellen.
3. Onze zeilcommissaris gebruikt uw naam, adresgegevens en e-mailadres voor de organisatie en indeling van wedstrijden.
4. Indien u belangstelling heeft getoond voor vrijwilligerstaken, gebruiken (bestuurs)leden uw naam, telefoonnummer en/of e-mailadres om u hiervoor te benaderen.
5. Onze havenmeester gebruikt uw naam, evt. bootnaam, adresgegevens en e-mailadres om u te informeren aangaande ligplaats- en stallingszaken in de haven van W.V.Aegir

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit
noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee wij geen
verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij
hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te
waarborgen.

Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken,
tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het
kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval
dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk
toestemming voor geeft. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die
gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen
Wij verwerken alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) als daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn
Watersportvereniging AEGIR bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor
het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist of ten
behoeve van statische of historische doeleinden.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw
persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben
wij bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

1. Alle personen die namens watersportvereniging AEGIR van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan buiten de vereniging;
2. Wij hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op onze systemen;
3. Wij pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
4. Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
5. Wij testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
6. Bestuursleden en vrijwilligers die werken met persoonsgegevens zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten
Omdat AEGIR persoonsgegevens van u verwerkt, heeft u een aantal rechten:

1. Recht van inzage: u kunt inzien welke gegevens wij van u hebben;
2. Recht van rectificatie: als u vindt dat de gegevens die wij van u hebben niet kloppen, dan kunt u deze aan laten passen;
3. Recht van verwijdering: voor zover dit mogelijk is, kunt u ons vragen om uw gegevens te laten verwijderen. Dit is niet altijd direct mogelijk. Voor de Belastingdienst moeten wij bijvoorbeeld gegevens die met financiële zaken te maken hebben, 7 jaar bewaren.
4. Recht van beperkte verwerking: u kunt aan ons vragen om uw gegevens slechts voor een deel te gebruiken. Hiervoor moet uw situatie wel aan een van de volgende eisen voldoen:
5. U hebt aangegeven dat de persoonsgegevens die wij van u hebben niet kloppen
6. Wij gebruiken uw persoonsgegevens, terwijl dit niet mag
7. Wij hebben uw persoonsgegevens niet meer nodig voor het doel waar u ons deze gegevens voor gegeven hebt
8. U hebt bezwaar gemaakt (zie hieronder) tegen het feit dat wij uw persoonsgegevens gebruiken.
9. Recht van bezwaar: u kunt altijd bezwaar aantekenen tegen het feit dat wij uw gegevens gebruiken. In dat geval moet u wel aangeven op basis waarvan u dit vindt.

Het bestuur van watersportvereniging AEGIR is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking. Indien u inzage, correctie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens wilt, kunt u dit doorgeven op het volgende e-mail adres: siraterces.[antispam].@wv-aegir.nl

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover met ons contact op te nemen.
U heeft altijd het recht om over onze verwerking een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, postbus 93374, 2509 AJ Den Haag.

Meer informatie
Als u naar aanleiding van deze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen hebt, neem dan contact met ons op! Dat kan via onderstaande contactgegevens: ruutseb.gla.[antispam].@wv-aegir.nl Wij behouden ons het recht voor wijzigingen aan te brengen in het privacy-beleid en zullen de leden daarvan steeds op de hoogte brengen.

Laatste wijziging: 25-05-2018

Download hier de de volledige privacyverklaring